Cách khoanh tròn dữ liệu không hợp lệ trong Microsoft Excel


Phát hiện dữ liệu không hợp lệ vượt quá yêu cầu của bạn.

Bạn có thể sử dụng xác thực dữ liệu trong Microsoft Excel để dừng các mục nhập dữ liệu không chính xác. Nhưng có thể đôi khi quá trình xác thực đó không diễn ra như kế hoạch. Để trợ giúp, bạn có thể sử dụng tính năng Vòng tròn Dữ liệu không hợp lệ.

Với xác thực dữ liệu, bạn có thể có công thức trong ô hoặc đã nhập dữ liệu vào ô. Thật không may, những loại tình huống này có thể bỏ qua ngay quá trình xác thực dữ liệu mà bạn yêu cầu. Nếu điều này xảy ra, bạn có thể nhận được dữ liệu không chính xác. Hãy xem cách phát hiện nó bằng cách để Excel khoanh tròn nó cho bạn.

Xử lý lỗi khi xác thực dữ liệu

Khi thiết lập xác thực dữ liệu cho một ô hoặc dải ô, bạn có thể thêm xử lý lỗi cùng một lúc. Đây là một cách hay để cho người dùng biết rằng những gì họ đang cố nhập không hợp lệ.

Bạn cũng có thể cung cấp thông báo cho họ biết họ nên nhập những gì.

Vòng tròn dữ liệu không hợp lệ

Một ví dụ hoàn hảo về việc xác thực dữ liệu không thực hiện được công việc của nó là khi bạn sử dụng công thức. Bạn có thể yêu cầu một số, số thập phân hoặc ngày cụ thể. Nếu kết quả của công thức đó thay đổi và dữ liệu không còn đáp ứng yêu cầu thì dữ liệu đó sẽ được phép và bạn sẽ không thấy lỗi.

Hãy xem một ví dụ. Ở đây chúng ta có một công thức cộng các giá trị trong ô A1 và A2 và đặt kết quả vào A3. Chúng tôi đã thiết lập xác thực dữ liệu trong ô A3 để chỉ cho phép một số từ 10 đến 20.

Lúc đầu, kết quả từ công thức phù hợp với yêu cầu xác thực dữ liệu.

Nhưng nếu số trong ô A1 hoặc A2 thay đổi, từ đó làm thay đổi kết quả của công thức thì dữ liệu vẫn được phép vào ô đó mặc dù nó không hợp lệ. Ngoài ra, bạn không thấy thông báo lỗi.

Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng tính năng Vòng tròn Dữ liệu không hợp lệ.

Chuyển đến tab Dữ liệu, chọn mũi tên thả xuống Xác thực dữ liệu và chọn "Vòng tròn dữ liệu không hợp lệ" trong phần Công cụ dữ liệu của dải băng.

Sau đó, bạn sẽ thấy ô đó có xác thực dữ liệu và dữ liệu không chính xác có vòng tròn màu đỏ xung quanh.

Điều này cho phép bạn thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào là cần thiết. Vòng tròn sau đó được loại bỏ. Bạn cũng có thể chọn Xác thực dữ liệu > Xóa vòng tròn xác thực nếu bạn muốn chấp nhận dữ liệu.

Một ví dụ điển hình khác về dữ liệu không hợp lệ là nếu bạn đã có dữ liệu trong một ô và sau đó thiết lập xác thực dữ liệu. Ở đây, chúng ta có văn bản trong ô dài hơn 10 ký tự. Mặc dù chúng tôi thiết lập xác thực để chỉ chấp nhận văn bản dưới 10 ký tự, xác thực không bắt được dữ liệu không hợp lệ vì nó đã tồn tại từ trước.

Trong trường hợp này, việc sử dụng Dữ liệu không hợp lệ của vòng kết nối hoạt động như mong đợi.

Có thể có những trường hợp khác ngoài những ví dụ này trong đó dữ liệu không hợp lệ được đưa vào ô có xác thực dữ liệu. Như Microsoft đề cập, điều này có thể xảy ra khi bạn sao chép và dán dữ liệu vào ô, sử dụng tính năng điền hoặc chạy macro. Tuy nhiên, bạn có thể chỉ thấy lỗi không cho phép bạn dán hoặc điền dữ liệu. Hoặc, trong một số trường hợp, việc xác thực dữ liệu bị loại bỏ.

...thông báo xác thực sẽ không xuất hiện và dữ liệu không hợp lệ có thể được nhập nếu bạn nhập dữ liệu vào ô bằng cách sao chép hoặc điền, nếu công thức trong ô tính toán kết quả không hợp lệ hoặc nếu macro nhập dữ liệu không hợp lệ vào tế bào.

Mặc dù Dữ liệu không hợp lệ của vòng kết nối có thể không hoạt động trong từng trường hợp bổ sung này, hãy lưu ý đến các trường hợp khác này khi bạn thiết lập xác thực dữ liệu lần đầu. Và hãy nhớ sử dụng tính năng Dữ liệu vòng tròn không hợp lệ khi bạn có thể.